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Regulamento Interno

11 de maio de 2011

1) Condução de Assembléias Gerais

A convocação das assembléias gerais ordinárias é regulamentada pelo Capítulo IV do Estatuto do CBDB. Os assuntos enumerados no Artigo 17º do referido Estatuto, sobre os quais a Assembléia Geral Ordinária deve deliberar, constituem o mínimo obrigatório da agenda. Outros assuntos, caso não exigirem a convocação de uma assembléia geral extraordinária, podem constar da ordem do dia.

Uma ata da Assembléia Geral Ordinária será lavrada em livro próprio, assinada pelo Presidente do CBDB ou seu substituto legal, caso este tenha presidido a Assembléia Geral, e o Secretário da Mesa. O conteúdo desta ata será submetido à apreciação pelos participantes da Assembléia Geral ordinária do ano seguinte, para aprovação.

1.1.1) Prestação de Contas pela Diretoria

O relatório anual da Diretoria e o balanço do exercício anterior, em forma de documentos escritos e assinados pelo Presidente do CBDB devem estar disponíveis para conhecimento e consulta pelos sócios, antes da Assembléia Geral.

1.1.2) Eleições

1.1.2.1) Conforme consta do Capítulo X do Estatuto do CBDB, cada eleição é organizada e realizada por uma Comissão Eleitoral designada pela Diretoria. A realização da eleição é supervisionada pelos membros da mesa da respectiva Assembléia Geral.

1.1.2.2) A eleição deverá ser realizada durante a Assembléia Geral. A apuração dos votos deverá ser feita durante a Assembléia Geral e o resultado comunicado imediatamente aos participantes.

1.1.2.3) Cabe à Comissão Eleitoral resumir a realização da eleição e apresentar o relato da mesma num relatório escrito. Este relatório será anexado à ata da Assembléia Geral.

1.2) Assembléias Gerais Extraordinárias

1.2.1) A convocação das assembléias gerais extraordinárias é regulamentada pelo Capitulo IV do Estatuto do CBDB. A convocação deve informar o motivo e quem pediu a convocação da Assembléia Geral Extraordinária.

1.2.2) Deve ser lavrada uma ata da Assembléia Geral Extraordinária, em livro próprio, assinada pelo Presidente do CBDB ou seu substituto legal, caso este tenha presidido a Assembléia, e o Secretário da Mesa. O conteúdo desta ata será submetido à apreciação pelos participantes da primeira assembléia geral ordinária após a assembléia geral extraordinária realizada.

2) Comissões Técnicas

2.1) Constituição

2.1.1) A constituição das Comissões Técnicas está estabelecida no Art. 44º do Estatuto do CBDB e neste Regulamento são definidos os procedimentos operacionais que implementarão as comissões.

2.1.2) Os Termos de Referência de cada Comissão Técnica deverão conter o detalhamento das questões a tratar incluindo a expectativa dos resultados a alcançar, a duração dos trabalhos, a relação nominal dos membros participantes e o nome do Coordenador da comissão.

2.2) Criação

2.2.1) A solicitação para a criação de qualquer Comissão Técnica será feita pelo Diretor Técnico nos termos do Artigo 32º alínea “j” do Estatuto, e deverá conter proposta de Termo de Referência elaborado com a cooperação de representantes dos Núcleos Regionais e/ou dos profissionais que propuseram as questões.

2.2.2) A criação, extinção e/ou prolongamento de vigência das Comissões Técnicas ocorrerá preferencialmente por ocasião da reunião da Diretoria que imediatamente precede um dos eventos nacionais organizados pelo CBDB. A existência de qualquer comissão só se materializará se os correspondentes Termos de Referência forem devidamente aprovados.

2.2.3) O Diretor Técnico submeterá à apreciação da Diretoria por ocasião da sua reunião que imediatamente precede o evento nacional organizado pelo CBDB, os Termos de Referência das novas comissões propostas. Para tanto, o Diretor Técnico deverá preparar toda a documentação e informação necessária à aprovação e encaminhar aos Diretores com sua recomendação com antecedência de pelo menos quatro semanas.

2.2.4) O Diretor Técnico tem autoridade para recusar a apresentação de solicitação à Diretoria de criação de Comissão Técnica se, a seu juízo exclusivo, a proposição inicial desta criação não se enquadrar nos critérios definidos no Artigo 44º do Estatuto. Por outro lado, sempre que pertinente a Comissão Nacional deverá ter uma comissão internacional correspondente.

2.3) Participantes

2.3.1) As Comissões Técnicas serão formadas preferencialmente com membros indicados pelos Núcleos Regionais, porém submetidos à aprovação da Diretoria do CBDB com base em recomendação do Diretor Técnico, tendo em vista a limitação numérica e qualitativa da participação.

2.3.2) Cada Comissão Técnica será coordenada por profissional, sócio do CBDB, indicado pelo Diretor Técnico na proposta dos Termos de Referência e aprovado pela Diretoria.

2.3.3) Apenas como referência, o número máximo de membros de cada Comissão Técnica será em princípio de 10, podendo a Diretoria, por recomendação do Diretor Técnico, aprovar um número razoavelmente maior, dependendo da natureza das questões a examinar e da disponibilidade de profissionais experientes que se disponham a colaborar com os trabalhos respectivos.

2.3.4) As indicações para membros das Comissões Técnicas deverão levar em conta a natureza dos temas a tratar e a experiência e qualificação técnica específica dos indicados, procurando-se em cada comissão, dispor-se de representantes dos vários segmentos envolvidos com a engenharia de barragens: acadêmicos, projetistas, construtores, operadores, investidores e eventualmente legisladores.

2.4) Número

2.4.1) O número de Comissões Técnicas será estabelecido pela Diretoria do CBDB em função do número e qualidade dos temas propostos e da real possibilidade de atuações efetivas no trato destes temas. Caberá ao Diretor Técnico, quando for o caso, recomendar a extinção ou reformulação de comissões que a seu juízo não estejam apresentando desempenho adequado aos seus objetivos definidos nos respectivos Termos de Referência.

2.4.2) Independentemente de proposições de temas, será necessariamente instituída comissão técnica para tratar da atualização e manutenção do Registro Nacional de Barragens e de tema associado à segurança de barragens. Caberá ao Diretor Técnico promover a formação e composição destas comissões, elaborando seus Termos de Referência, e recomendando à Diretoria do CBDB a sua formalização.

2.5) Trabalho

2.5.1) As Comissões Técnicas terão reuniões plenárias pelo menos uma vez por ano em local e época coincidentes com os da realização de eventos nacionais promovidos pelo CBDB. Os organizadores destes eventos

2.5.2) deverão prever hora, local e facilidades adequadas para a realização destas reuniões de modo a não haver interferência de outras atividades previstas nestas ocasiões.

O trabalho de cada Comissão Técnica deverá resultar obrigatoriamente na elaboração de um Boletim Técnico abrangendo o tema e as conclusões alcançadas.

2.5.3) O Boletim Técnico que será preparado por cada Comissão Técnica deverá seguir as normas e formatos oficiais do CBDB e ter sua minuta final concluída ao final do período de vigência estipulado no Termo de Referência correspondente, ocasião em que será apresentado para aprovação do Conselho Deliberativo com recomendação da Diretoria do CBDB.

2.5.4) Caso não seja possível alcançar o objetivo de preparar o Boletim Técnico indicado em (b) e (c) acima, no prazo de vigência estabelecido, e, havendo motivos justificáveis, o Diretor Técnico poderá solicitar à Diretoria a extensão do prazo de vigência da Comissão.

2.5.5) Por ocasião dos eventos anuais do CBDB os Coordenadores das Comissões Técnicas deverão preparar relatórios sucintos das atividades das respectivas comissões e, juntamente com as atas das reuniões plenárias havidas, apresentá-los ao Diretor Técnico que os analisará e preparará um informe geral para a Diretoria e Conselho Deliberativo do CBDB.

2.5.6) Uma vez concluídos os trabalhos de uma Comissão Técnica, aprovados seus resultados e o Boletim Técnico correspondente, a comissão será extinta.

2.5.7) Se os trabalhos de qualquer comissão técnica não estiverem se desenvolvendo de acordo com o proposto nos correspondentes Termos de Referência, a juízo do Diretor Técnico, este deverá interferir na comissão e sugerir medidas para que esta possa retomar seus objetivos. Se, entretanto, não for possível esta retomada, o Diretor Técnico recomendará à Diretoria a extinção da Comissão Técnica inadimplente, o que poderá ser feito a qualquer momento.

2.6) Recursos Financeiros

As despesas de funcionamento da Comissão Técnica para elaboração de seus trabalhos e publicação do boletim Técnico com as conclusões alcançadas deverão estar estimadas nos Termos de Referência, e serão arcadas pelo CBDB. Para suprir recursos financeiros para fazer frente a estas despesas, o Coordenador da Comissão, com auxílio da equipe do CBDB, deverá buscar patrocínio específico para este trabalho junto a empresas que tenham interesse no assunto, tais como construtoras, projetistas, fabricantes, proprietárias de barragens, entre outras, oferecendo, como contrapartida, uma determinada quantidade de exemplares do Boletim, citação da empresa no Boletim como Patrocinadora, etc. Deverá ser buscado também, na medida do possível, subsídio ao projeto com recursos da ANEEL e de outras entidades, destinadas a projetos de P&D.

O CBDB custeará, quando necessário, a participação do coordenador da Comissão técnica, ou de seu representante, nas reuniões plenárias, arcando com suas despesas de viagem, e custo de hospedagem, se houver, desde que previamente solicitado e autorizado pela Diretoria, e devidamente acompanhado de relatório de prestação de contas;

Os custos e receitas de cada comissão técnica deverão ser contabilizados à parte, dentro do plano e contas do CBDB.

3) Núcleos Regionais

3.1) Diretrizes

O Núcleo Regional será regido pelas diretrizes estabelecidas no Capítulo IX do Estatuto do CBDB, com particularidades discriminadas nos itens seguintes deste Regulamento Interno.

3.2) Diretoria

O Núcleo Regional será administrado por uma Diretoria, constituída de um Diretor Regional, um Vice-Diretor Regional (opcional), um Tesoureiro e um Secretário.

3.3) Diretor Regional

3.3.1) Representar o CBDB na sua área geográfica de atuação;

3.3.2) Convocar e presidir as reuniões da Diretoria do Núcleo Regional;

3.3.3) Promover o cumprimento na área de sua responsabilidade das decisões do CBDB, emanadas de seus órgãos deliberativos e executivos;

3.3.4) Fazer cumprir as decisões da Diretoria do Núcleo Regional;

3.3.5) Fazer a ligação do Núcleo Regional com a Diretoria do CBDB, atendendo o disposto do artigo 48 do Estatuto do CBDB;

3.3.6) Coordenar as atividades dos demais membros da Diretoria;

3.3.7) Coordenar a atuação do Núcleo Regional junto às comissões técnicas do CBDB;

3.3.8) Coordenar a elaboração de trabalhos, de reuniões e eventos técnicos no âmbito do Núcleo Regional;

3.3.9) Nomear representantes ou delegações representativas do Núcleo Regional nos congressos, seminários e demais eventos;

3.3.10) Assinar, conjuntamente com o tesoureiro, ou outros membros da Diretoria, cheques e outros documentos que envolvam responsabilidade financeira dentro do orçamento do Núcleo Regional;

3.3.11) Assinar com os demais membros da Diretoria os documentos referentes às suas respectivas áreas de atuação;

3.3.12) Rubricar todos os livros contábeis pertencentes ao Núcleo Regional;

3.3.13) Desempenhar outras funções que lhe forem atribuídas pela Diretoria do CBDB.

3.4) Vice-Diretor Regional

3.4.1) Assessorar o Diretor Regional na gestão do Núcleo;

3.4.2) Substituir o Diretor Regional em caso de impedimento deste, nas atribuições estabelecidas pelo Estatuto do CBDB.

3.5) Tesoureiro

3.5.1) Gerir todas as atividades financeiras do Núcleo Regional, dentro das diretrizes traçadas pela Diretoria do Núcleo Regional;

3.5.2) Coordenar a elaboração de balancetes mensais (ainda que não ocorram movimentações) dentro do plano de contas e diretrizes do CBDB, a ser apresentado à Diretoria do CBDB, para compor seu balanço;

3.5.3) Assinar com o Diretor Regional, ou com outros membros da diretoria, cheques e outros documentos da área financeira;

3.5.4) Guardar sob sua responsabilidade os valores e títulos de qualquer natureza pertencentes ao Núcleo Regional e responder pelos mesmos;

3.5.5) Controlar as contas a pagar e a receber do Núcleo Regional;

3.5.6) Desempenhar outras funções que lhe forem atribuídas pelo Diretor Regional.

3.6) Secretário

3.6.1) Gerir as atividades administrativas do Núcleo Regional;

3.6.2) Coordenar a elaboração de um relatório anual de atividades a ser apresentado à Diretoria do CBDB;

3.6.3) Secretariar as reuniões de Diretoria, com elaboração das atas a respeito dos assuntos tratados;

3.6.4) Desempenhar outras funções que lhe forem atribuídas pelo Diretor Regional.

3.7) Orçamento

A Diretoria do Núcleo Regional elaborará até o mês de outubro de cada ano um orçamento anual que será utilizado para a administração financeira do próprio Núcleo no ano seguinte.

3.8) Eleições

As eleições para a Diretoria do Núcleo Regional serão realizadas por escrutínio secreto.

3.8.1) Os mandatos serão coincidentes com aquele da diretoria do CBDB, podendo ter defasagem de até 60 dias, a posteriori;

3.8.2) Os candidatos deverão ser sócios efetivos e adimplentes do CBDB;

3.8.3) As apurações se darão em sessão pública para a qual serão convidados todos os sócios do Núcleo Regional.

3.9) Vacância

No caso de vacância de cargo na Diretoria do Núcleo Regional, os membros remanescentes indicarão um substituto para o período remanescente do mandato.

3.10) Recursos Financeiros

As receitas dos núcleos regionais são oriundas dentre as seguintes fontes alternativas:

3.10.1) Recebimento de Anuidades - Cabe a cada Núcleo regional receita equivalente a 50% das anuidades dos sócios individuais da região.

3.10.2) Vendas de Publicações – Cabe ao Núcleo Regional 50% da arrecadação com vendas de publicações.

3.10.3) Organização de Eventos – Cabe ao Núcleo Regional 10% da receita líquida dos eventos de caráter nacional ou internacional realizados em sua área de abrangência, desde que em sua organização tenha havido envolvimento intensivo do Núcleo Regional.

Os critérios para controle de cada evento estão apresentados em manual especifico, e a contabilidade deve ser considerada também na prestação de contas geral.

3.10.4) Gestão

A gestão dos seus recursos financeiros será efetuada pela Diretoria do CBDB.

3.10.4.1) O Núcleo manterá um valor em caixa para pequenas despesas, valor este estabelecido pela Diretoria do CBDB, do qual prestará contas mensalmente.

3.10.4.2) Cada Núcleo Regional terá identificado no CBDB os seus recursos próprios e, em contrapartida, a Secretaria do CBDB enviará mensalmente aos Núcleos Regionais a movimentação desses recursos.

3.10.4.3) No intuito de preservar a autonomia dos Núcleos Regionais, qualquer necessidade de recursos adicionais será diretamente solicitada pelo Diretor Regional à Secretaria do CBDB que fará imediatamente a transferência solicitada dando conhecimento à diretoria do Comitê. No entanto, dá-se preferência a que essas despesas adicionais sejam diretamente faturadas ao CBDB evitando-se, quando possível, a transferência de recursos.

3.11) Obrigações

3.11.1) Os Núcleos Regionais obrigam-se a:

3.11.2) Indicar em seus impressos a condição de Núcleo Regional;

3.11.3) Tomar iniciativas de caráter nacional apenas com a prévia autorização da Diretoria do CBDB;

3.11.4) Apresentar à Diretoria do CBDB até o 5º dia útil de cada ano relatório anual das atividades realizadas no ano anterior, conforme o programa básico de atuação.

4) Eventos Nacionais

4.1) Freqüência de Realização

4.1.1) Esses eventos serão realizados em intervalos de aproximadamente dois a três anos, alternados entre o SNGB e o SPMCH.

4.2) Definição dos Temas e Solicitação de Trabalhos

4.2.1) A Diretoria do CBDB solicita por carta circular aos sócios, a proposição de temas. Simultaneamente, a Diretoria pedirá às comissões técnicas sugestões quanto a temas preferenciais a serem abordados. As propostas devem chegar à Secretaria do CBDB, no mínimo 11 meses antes de data do evento.

4.2.2) Analisando e agrupando as propostas recebidas, a Diretoria elabora uma lista dos temas sugeridos. Esta lista será submetida à apreciação do Conselho Deliberativo que, no mínimo 10 meses antes da data do evento, escolherá os temas a serem abordados no evento.

4.2.3) Os temas escolhidos para o Seminário/Simpósio, bem como as instruções para a apresentação dos trabalhos, devem ser divulgados, através de carta circular aos sócios, no mínimo nove meses antes da realização do evento.

4.2.4) Sob pena de rejeição, os trabalhos devem se enquadrar nos temas do Seminário/Simpósio e não devem conter qualquer forma de promoção comercial ou pessoal.

4.3) Data e Local do Evento

4.3.1) Os contatos devem ser tomados em tempo hábil para poder decidir com pelo menos um ano de antecedência quanto ao local e a data precisa da realização do evento.

4.3.2) Referidos contatos são desenvolvidos pelo Vice-Presidente até o estabelecimento de acordos firmes que serão aprovados pela Diretoria do CBDB.

4.3.3) Data e local do evento, devem ser divulgados, junto com os temas a serem abordados, no mínimo nove meses antes da realização do evento (vide 4.2., acima).

4.4) Comissão Organizadora

4.4.1) Cabe ao Vice-Presidente propor a composição da Comissão Organizadora que tratará dos detalhes da preparação e realização do evento.

4.4.2) As tarefas dos membros da Comissão Organizadora, bem como a condução das seções, se acham resumidas no Manual de Organização de Eventos do CBDB.

4.4.3) A Comissão Organizadora será composta e empossada após aprovada pela Diretoria do CBDB.

4.5) Programa e Organização

4.5.1) A Comissão Organizadora elabora o programa do evento e o submete à aprovação pela Diretoria do CBDB.

4.5.2) Para a parte executiva da organização e realização do evento será contratada uma empresa especializada que atuará sob a supervisão da Comissão Organizadora.

4.5.3) Quanto aos recursos, serão feitos contatos com as empresas e entidades patrocinadoras previstas.

4.6) Comissões Relatoras

4.6.1) Por indicação do Diretor Técnico, a Diretoria do CBDB designa, para cada tema, um Relator e uma Comissão Relatora, composta de três a cinco membros, todos sócios do CBDB e bem familiarizados com o respectivo tema.

4.6.2) As Comissões Relatoras, lideradas pelos respectivos relatores, devem ser convidadas e formadas em tempo hábil para receber os trabalhos para cada tema. O Diretor Técnico define, em conjunto com os relatores, e divulga a data limite para o recebimento dos trabalhos.

4.6.3) A apresentação dos trabalhos deve seguir as normas estabelecidas pelo CBDB

4.6.4) Cada Comissão Relatora analisa os trabalhos recebidos quanto à qualidade e sua adequação e correspondência ao tema. Os autores dos trabalhos aceitos, bem como os de eventuais trabalhos rejeitados, devem ser informados previamente dessas decisões.

4.6.5) O Relator tem a incumbência de apresentar verbalmente, no início da seção, o tema, abordando o "estado de arte", e fazer referência aos trabalhos apresentados.

4.6.6) Seguindo à apresentação do tema, o Coordenador de Debates deve conduzir e orientar a sessão, registrando e chamando os debatedores. Fica vedada a todos os debatedores a realização de qualquer forma de promoção comercial. Autores de trabalhos relacionados ao tema, que participem dos debates, devem se limitar ao fornecimento de esclarecimentos ou informações adicionais, não podendo eles apresentar o seu trabalho, nem em parte nem inteiramente. Se for de interesse geral, porém, o Coordenador de Debates pode solicitar a apresentação de um relato sucinto do trabalho. As figuras incluídas nos trabalhos a serem impressos e as transparências, slides, etc. a serem apresentadas não devem conter logotipo das empresas.

4.6.7) Pelo menos um mês antes do evento a Diretoria do CBDB providencia a divulgação, acesso aos trabalhos, no site do CBDB e a emissão em meio digital juntamente com a impressão de um caderno de resumos dos trabalhos apresentados, nos anais do seminário, seguindo as instruções contidas no Manual de Organização de Eventos do CBDB. Os anais em meio digital e o caderno de resumos serão entregues aos participantes do seminário, quando se registram no local do evento.

4.6.8) Depois do evento os relatos apresentados pelos relatores e os debates dos temas serão divulgados no site do CBDB.

4.7) Sessões Técnicas

Para cada tema do seminário a Diretoria do CBDB convida os membros da mesa composta por um Presidente da Seção, um Relator do Tema, um Coordenador de Debates e um Secretario da Seção.

4.8) Visitas Técnicas

4.8.1) É praxe oferecer aos participantes dos Seminários/Simpósios nacionais de barragens, uma ou mais visitas técnicas a barragens em obra ou em operação, seguido do seminário propriamente dito.

4.8.2) Cabem à Comissão Organizadora o preparo e a realização das visitas técnicas.

4.8.3) Se essas visitas não forem custeadas pelas empresas e entidades patrocinadoras, os custos devem ser absorvidos pelos participantes de cada excursão.

4.9) Exposições Técnicas

4.9.1) Os eventos nacionais de barragens devem ser acompanhados por uma exposição de produtos e serviços oferecidos no campo de projeto, construção, operação e manutenção de barragens e instalações conexas.

4.9.2) A concepção destas exposições deve acompanhar as finalidades e a intenção das atividades do CBDB.

4.9.3) Cabe à Comissão Organizadora a responsabilidade exclusiva pela organização da exposição, inclusive todas as obrigações financeiras e legais.

4.10) Aspectos Financeiros

4.10.1) Os eventos nacionais devem ser organizados de tal maneira que se auto-financiem ou resultem em superávit.

4.10.2) Os pagamentos e as receitas auferidas na organização do evento devem ser debitadas ou creditadas diretamente ao CBDB. O evento deve ter um centro de custo destacado no plano de contas do CBDB

4.10.3) A Comissão Organizadora prestará contas à Diretoria do CBDB, até 60 dias após o termino do evento, e esta determinará o destino do superávit, caso houver.

5) Eventos Internacionais

5.1) Organização

5.1.1) No caso do CBDB organizar um evento internacional, deverá seguir as diretrizes fixadas no Estatuto (Constitution) e no Regulamento Interno (By-Laws), da CIGB.

5.1.2) Um orçamento detalhado que vise a garantir que o evento seja realizado sem ônus financeiro para o CBDB, deve ser seguido rigidamente. O evento deve ter um centro de custo destacado no plano de contas do CBDB.

5.1.3) Ao se planejar, organizar e realizar o evento deve ser sempre levado em consideração que cabe ao CBDB a responsabilidade exclusiva, perante aos participantes do evento, pelo programa e a realização inteira do mesmo, inclusive a prestação de serviços por terceiros contratados, a não ser que expressamente excluída (por exemplo: hotéis, transporte aéreo público e outros serviços).

5.1.4) A Comissão Organizadora deverá ser composta por representantes do CBDB e, eventualmente, dos órgãos governamentais que apoiam o evento e das entidades que o patrocinam. Como o CBDB é responsável pela organização, cabe a ele a presidência da Comissão Organizadora. O CBDB manterá os órgãos governamentais envolvidos e os patrocinadores informados da evolução dos preparativos e da realização do evento.

5.1.5) Viagens de estudo e excursões devem ser organizadas em conjunto com os comitês nacionais de países vizinhos caso se estendam aos territórios destes países. A não ser que viagens de estudo no exterior sejam oferecidas independentemente do programa oficial do evento e sob a responsabilidade exclusiva de outros comitês nacionais, o CBDB ficará co-responsável pelas atividades no exterior realizadas em conjunto com o evento.

5.1.6) Se o evento for acompanhado por uma exposição técnica deve ser levado em consideração o caráter internacional da mesma. Isto se refere principalmente à fixação de prazos, disponibilidade de informações para expositores estrangeiros, assistência técnica e outros pormenores semelhantes. Quanto à organização e responsabilidade valem analogamente as mesmas diretrizes fixadas no item 4.5 acima, para os seminários nacionais.

5.2) Reuniões Anuais da CIGB - Delegação

5.2.1) Nas Reuniões Anuais da CIGB, a representação brasileira deverá, prioritariamente, ser formada pelos seguintes membros:

Presidente do CBDB;
Coordenadores de Comitês Técnicos da CIGB;
Eventuais indicações da Diretoria do CBDB.

5.2.2) Os representantes oficiais do CBDB farão jus a uma passagem ponto a ponto Rio de Janeiro – local do evento e ao valor da taxa de inscrição. Estas despesas serão reembolsadas pelo CBDB mediante apresentação do relatório de participação.

5.2.3) Os representantes e respectivo orçamento deverá ser aprovados pelo Conselho Deliberativo.

6) Boletim Informativo

6.1) Escopo e Periodicidade

6.1.1) O Boletim Informativo impresso serve para a cobertura dos eventos promovidos pelo CBDB. O Boletim Eletrônico cobre a divulgação de informações gerais e notícias específicas de interesse do CBDB, aos seus sócios, bem como para a publicação de artigos técnicos.

6.1.2) A periodicidade do Boletim Impresso é anual e a do Eletrônico mensal.

6.2) Organização Redatorial

6.2.1) A responsabilidade pelo material publicado pertence à Diretoria do CBDB.

6.2.2) As edições são compostas e a sua produção dirigida e controlada pela Secretaria do CBDB.

6.3) Distribuição

6.3.1) Os Boletins, impressos e eletrônicos, serão distribuídos a todos os sócios do CBDB.

6.3.2) A critério da Diretoria do CBDB poderão ser enviados regularmente a entidades governamentais e privadas, bem como a outras associações profissionais, como por exemplo, os Comitês Nacionais de países de idiomas oficiais português e espanhol, cujos interesses coincidam com os do CBDB ou que apóiam as suas atividades.

7) Outras Publicações

7.1) Edição Própria

7.1.1) A Diretoria do CBDB decidirá quanto à publicação, por conta e sob a responsabilidade do Comitê, de livros ou trabalhos que abordam temas de seu interesse. Estes livros ou trabalhos podem ser de autoria de sócios do CBDB ou de terceiros.

7.1.2) Fixadas as condições de publicação pela Diretoria do CBDB, a edição será coordenada pelo Diretor Técnico e preparada e administrada pela Secretaria do CBDB.

7.2) Patrocínio

7.2.1) A critério da Diretoria do CBDB, o Comitê pode patrocinar a publicação de livros ou trabalhos que tratam de assuntos ou temas de seu interesse. Os livros ou trabalhos patrocinados podem ser de autoria de sócios do CBDB ou de terceiros. O patrocínio pode consistir em apoio institucional ou material.

7.2.2) Antes de conceder o patrocínio, a Diretoria do CBDB deve certificar-se de que a publicação a ser patrocinada seja utilizada de acordo com os interesses e objetivos de Comitê e não ostensivamente para fins de promoção comercial.

8) Diretrizes Especiais de Administração

8.1) Prestação de Contas

8.1.1) Toda prestação de contas deve ser preenchida em formulário próprio e acompanhada dos originais dos comprovantes de despesas

8.2) Custeio de Despesas de Viagem

8.2.1) O CBDB custeia as despesas de viagem, incluindo as passagens, estadia e refeições, dos membros da Diretoria, resultantes da participação de reuniões da diretoria ou de outras viagens explicitamente autorizadas pelo Conselho Deliberativo, a serviço do Comitê.

8.2.2) As despesas de viagem pagas pelo CBDB devem ser comprovadas detalhadamente pelos Diretores.

8.2.3) O CBDB paga aos seus representantes uma ajuda de custo quando estiverem em viagem não custeada por seus respectivos empregadores, à serviço do CBDB. O valor desta ajuda de custo é fixado, individualmente para cada evento, pelo Conselho Deliberativo. Em geral, o valor cobre o preço da passagem mais a taxa de inscrição se for o caso de participação em algum evento. Na sua volta, os referidos representantes apresentam, por escrito, um relatório sucinto das atividades e participações técnicas em que estiveram atuando, como pré-requisito para recebimento do reembolso.

8.3) Reembolso de Despesas Realizadas

8.3.1) As despesas diretas (telecomunicação, correios, cópias e outras) resultantes do exercício do seu mandato são reembolsados aos Diretores do CBDB, mediante apresentação de relatório de despesas e respectivos comprovantes.

8.3.2) O reembolso de despesas pode ser autorizado pela Diretoria do CBDB a sócios que estiverem encarregados de atividades ou tarefas específicas necessárias para a consecução dos objetivos do Comitê, mediante apresentação de relatório de atividades, explicitação das despesas e respectivos comprovantes.

8.4) Cobrança

8.4.1) A cobrança dos sócios mantenedores e coletivos e individuais será feita até o mês de julho do ano em questão.

8.5) Pagamentos de Salários

8.5.1) O pagamento dos salários dos empregados do CBDB será realizado, se possível, no último dia útil de cada mês.

8.6) Cartões de Crédito

8.6.1) O Presidente e o Diretor-Secretário do CBDB terão um cartão de crédito empresarial do CBDB para pagamentos de contas e eventuais despesas de custeio.

8.7) Secretaria do CBDB

8.7.1) A finalidade da Secretaria é atender às necessidades dos sócios e prestar todo o apoio ao trabalho da Diretoria, Conselheiros, Núcleos Regionais e Comissão Fiscal.

Assim, a Secretaria do CBDB, sob a supervisão direta do Diretor Secretário e coordenada pelo Superintendente, quando houver, deverá cumprir, basicamente, as seguintes funções:

Exercer todas as atividades administrativas e financeiras do CBDB;
Atender aos sócios, membros da direção do Comitê e ao público em geral no sentido de prestar as informações e serviços solicitados;
Cobranças e pagamentos de anuidades e contas pertinentes ao funcionamento do Comitê;
Administrar o Cadastro de Sócios;
Emissão de correspondências;
Exercer a guarda e o controle geral de todo o movimento financeiro do CBDB e promover a execução da escrituração contábil;
Apresentar à Diretoria um balancete no fim de cada semestre e o balanço geral no fim de cada exercício anual;
Serviços de apoio às realizações de eventos;
Vendas de publicações;
Serviços de escritório – material, manutenção etc...

Para consecução dos objetivos acima descritos, a Secretaria deverá possuir em seus quadros uma secretária e, se julgar necessário e for aprovado pelo Conselho, um Superintendente, com as seguintes atribuições:

8.7.2) Superintendente

É atribuição do Superintendente a chefia da Secretaria do CBDB, planejando e organizando os serviços da secretaria e prestando assistência e assessoramento aos membros da Diretoria.

8.7.3) Secretária

À secretária, sob a supervisão direta do Superintendente, cabe organizar e manter os arquivos eletrônicos e em papel, classificar registrar e distribuir a correspondência, redigir documentos de rotina e executar os serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico.

8.8) Boletins CIGB

8.8.1) A análise e comentários das minutas finais dos Boletins dos Comitês Técnicos Internacionais ficarão a cargo do Diretor Técnico

8.8.2) A distribuição dos Boletins da CIGB aos sócios mantenedores será coordenada pelo Diretor Secretário.

8.8.3) A distribuição de outras publicações da CIGB compete ao Diretor Secretário.

8.8.4) As circulares CIGB (sem os eventuais anexos) devem ser enviadas a todos os Diretores e Conselheiros

8.8.5) O Relatório Anual da CIGB deverá ser enviado a Diretores, Conselheiros e Sócios Mantenedores

8.8.6) Todo Boletim de Reunião Anual ou Congresso deve ser enviado para Diretores, Conselheiros, Coordenadores de Comissões Técnicas Nacionais, representantes em Comitês Técnicos da CIGB, sócios mantenedores e coletivos.

8.9) Atas

8.9.1) As atas de reuniões de Diretoria e as da Comissão Fiscal devem ser enviadas a todos os Conselheiros.

8.9.2) As atas de reuniões do Conselho Deliberativo devem ser divulgadas a todos os sócios.

8.10) Exclusão de Sócios

8.10.1) Os Sócios Mantenedores e Coletivos inadimplentes só podem ser excluídos do cadastro com autorização do Presidente.

8.10.2) Os Sócios Individuais inadimplentes só podem ser excluídos do cadastro com autorização do Presidente ou do Diretor Secretário.

8.11) Sócios residentes no exterior

8.11.1) Para os sócios residentes no exterior o CBDB não enviará automaticamente as publicações editadas em papel, mas apenas informará de sua disponibilidade, cabendo ao sócio os ônus do envio, se for de seu interesse.

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